Una plataforma SaaS enfocada en IA que ayuda a los concesionarios a responder al instante, agendar mas citas y recuperar ingresos perdidos, sin ampliar los equipos de BDC.

Resultados Clave

• <30 segundos de tiempo promedio de primera respuesta
• 20-35% de aumento en citas agendadas
• 10-20% de mejora en tasas de asistencia
• 1-2 horas ahorradas por representante de ventas al dia
• $10k-$50k de ganancia bruta mensual adicional estimada por concesionario

Resumen

• Industria: Venta Minorista de Automoviles
• Plataforma: SaaS multi-tenant (Web + Movil)
• Construido Por: Stackup Solutions
• Capacidades Principales: Interaccion con Leads mediante IA · Integraciones de CRM e Inventario · Automatizacion de Campanas · Programacion de Citas

Contexto

Los concesionarios de automoviles compiten en un entorno donde la velocidad y la consistencia de la respuesta a los leads impactan directamente en los ingresos. Aunque la mayoria de los concesionarios invierten fuertemente en la generacion de leads, muchos todavia dependen de equipos de BDC manuales para dar seguimiento, lo que resulta en respuestas lentas, alcance inconsistente y oportunidades perdidas fuera del horario laboral.

Deals Smart AI fue creado para resolver esta brecha.

El objetivo no era reemplazar a los equipos de ventas, sino potenciar las operaciones del concesionario con una capa de IA capaz de:

• Interactuar con cada lead al instante
• Calificar la intencion mediante conversaciones naturales
• Agendar citas automaticamente
• Escalar a humanos solo cuando sea necesario

Stackup Solutions se asocio como el equipo integral de desarrollo e ingenieria de IA para dar vida a esta vision.

El Desafio

Desafios de Negocio

• Leads perdidos debido a un seguimiento tardio o inconsistente
• Fuga de ingresos por prospectos no contactados o mal atendidos
• Altos costos operativos asociados con la ampliacion de los equipos de BDC
• Representantes de ventas dedicando tiempo a perseguir leads en lugar de cerrar tratos

Desafios Operativos

• Leads que llegan a traves de multiples sistemas (CDK Elead, Automotive Mastermind)
• Disponibilidad y seguimiento inconsistentes de los representantes
• Sin escalamiento confiable cuando los representantes no respondian
• Visibilidad limitada sobre que campanas realmente generaban citas

Desafios Tecnicos

• Sincronizacion de CRM e inventario en tiempo real
• Evitar que la IA alucine precios, disponibilidad o promesas
• Gestionar calendarios de multiples representantes y asignacion de citas
• Mantener un control estricto sobre el comportamiento de la IA en conversaciones de venta reguladas

La Solucion

Stackup diseno y construyo Deals Smart AI como una plataforma SaaS multi-tenant orquestada por IA, disenada especificamente para los flujos de trabajo de los concesionarios.

Arquitectura Principal

• Frontend: React (Web de Administracion), React Native (App Movil del Representante de Ventas)
• Backend: Laravel
• Base de Datos: MySQL (aislada logicamente por concesionario)
• Nube: AWS
• Stack de IA: OpenAI con ingenieria de prompts + RAG
• Mensajeria: Twilio (SMS), Correo Electronico
• Procesamiento Asincrono: Colas de Laravel
• Integraciones: CDK Elead, Automotive Mastermind (basado en Webhooks)

Capacidades Clave de la Plataforma

1. Inteligencia de Leads e Inventario en Tiempo Real

• La integracion con CDK Elead extrae nuevos leads de ventas al instante mediante webhooks
• La integracion con Automotive Mastermind enriquece los leads con puntuacion de comportamiento e intencion
• La sincronizacion de inventario garantiza que la IA solo haga referencia a vehiculos en existencia y disponibles
• Modelo de leads unificado con deduplicacion y etiquetado de origen

2. Interaccion con IA Impulsada por Campanas

Los administradores del concesionario pueden lanzar campanas dirigidas usando plantillas predefinidas:

• Vencimiento de Arrendamiento
• Leads Inactivos
• Promociones Especificas por Modelo
• Seguimientos de Alta Intencion

Cada campana incluye:

• Filtros de audiencia (terminos de arrendamiento, inactividad, interes en el modelo)
• Seleccion de canal (SMS / Correo Electronico)
• Reglas de programacion
• Prompts de IA personalizados para controlar el tono, ofertas y limites de mensajeria

La IA adapta las conversaciones dinamicamente mientras permanece dentro de las politicas.

3. Barreras de Seguridad de IA de Nivel Empresarial

Para garantizar confianza y cumplimiento, Stackup implemento controles estrictos de IA:

Seguridad de Precios

• La IA no puede generar precios
• Todos los precios se obtienen directamente de las APIs de CRM/inventario
• Si no estan disponibles, la IA deriva a un humano

Precision de Disponibilidad

• Verificaciones de disponibilidad en tiempo real al momento del mensaje
• Reversion controlada a escalamiento humano en caso de fallos de sincronizacion

Limites de Autoridad de Ventas

• La IA puede informar y programar
• La IA no puede negociar, descontar ni prometer financiamiento
• Las intenciones prohibidas activan respuestas seguras y predefinidas

Esto garantiza cero precios alucinados, cero disponibilidad falsa y cero compromisos no autorizados.

4. Escalamiento Inteligente y Control con Humano en el Ciclo

Una caracteristica distintiva de Deals Smart AI es su diseno centrado en el escalamiento:

• La IA maneja las conversaciones de forma continua
• Cuando un lead solicita intervencion humana o activa una regla definida:
  • Se notifica al representante de ventas asignado
  • Si el representante no responde dentro de un SLA definido por el concesionario, la conversacion se escala a un gerente
  • Los gerentes pueden intervenir en las conversaciones con contexto completo

Esto garantiza que el cliente nunca quede sin respuesta, incluso cuando los representantes no estan disponibles.

5. Programacion de Citas a Escala

• Soporte de multiples calendarios por concesionario
• La disponibilidad del representante se respeta automaticamente
• La IA detecta la intencion de agendar citas de forma conversacional
• Las reservas se sincronizan con los calendarios de los representantes y activan confirmaciones via SMS/correo electronico
• Los gerentes pueden reasignar, reprogramar o intervenir segun sea necesario

6. Paneles y Visibilidad

El liderazgo del concesionario obtiene informacion en tiempo real sobre:

• Rendimiento de campanas
• Progresion del embudo de leads
• Interaccion frente a conversion en citas
• Actividad de representantes e IA

Esto permite decisiones basadas en datos, no en intuicion.

Proceso de Implementacion

Descubrimiento y Mapeo de Flujos de Trabajo

Analisis profundo de las operaciones del concesionario, flujos de trabajo de BDC y brechas de escalamiento.

Arquitectura y Diseno de IA

Definicion de limites de IA, estrategias de sincronizacion de CRM y bases de SaaS multi-tenant.

Integracion y Automatizacion

Implementacion de sincronizacion de CRM e inventario basada en webhooks con procesamiento en segundo plano.

Entrenamiento de IA y Barreras de Seguridad

Se aprovecharon mas de 1,000 conversaciones reales de concesionarios para informar el diseno de prompts y la logica RAG.

Validacion Piloto e Iteracion

Refinamiento de la logica de escalamiento, el tono de mensajeria y los flujos de citas basados en el uso real.

Resultados e Impacto (Direccional)

Interaccion con Leads

• 85-95% de tasa de contacto con leads (frente a ~40-60% de forma manual)
• <30 segundos de tiempo de primera respuesta
• 20-40% menos leads perdidos

Citas

• 15-30% de los leads contactados agendan citas
• 10-20% de mejora en tasas de asistencia
• 20-35% de aumento en el total de citas agendadas

Eficiencia del Equipo de Ventas

• 1-2 horas ahorradas por representante al dia
• Los representantes se enfocan en cerrar, no en perseguir leads

Impacto en los Ingresos

• 2-5 citas adicionales por dia
• Se estima $10k-$50k de ganancia bruta mensual adicional por concesionario